O processo de compras de materiais e equipamentos e contratação de serviços é um ponto que requer especial atenção da boa gestão condominial, pois tem por finalidade suprir as necessidades de materiais ou serviços, planejá-las quantitativamente e satisfazê-las no momento certo com as quantidades corretas e, por fim, verificar se recebeu efetivamente o que foi comprado ou contratado.
A necessidade de se comprar cada vez melhor é essencial para reduzir custos e aperfeiçoar o equilíbrio econômico-financeiro do orçamento, buscando sempre a equação ideal, através de ações que busquem manter níveis adequados de almoxarifado e de racionalizar seu uso, evitando desperdícios e extravios entre outras situações.
A seleção de fornecedores, bem como a manutenção de um cadastro amplo dos mesmos, nos mais variados segmentos comuns a vida em condomínio é considerada igualmente posto-chave do processo de compras. A potencialidade do fornecedor deve ser verificada, assim como suas instalações e a qualidade de seus produtos, desta forma, com a manutenção de um cadastro atualizado e completo de fornecedores e com cotações de preços feitas de forma transparentes, muitos problemas serão evitados em revisões futuras.
Atualmente, dado o volume de compras e contratações dos grandes condomínios, o síndico, normalmente assessorado pelas administradoras, deve possuir um elevado grau de conhecimento, sendo capaz de comandar a negociação, de forma que possa conduzir eficazmente suas compras.
A cotação e o registro do preço obtido da oferta de diversos fornecedores em relação ao material cuja compra foi solicitada não deve ter rasuras e deverá conter preço, quantidade e data do recebimento pelo condomínio, deverá ainda estar sempre ao alcance de qualquer consulta e análise de auditoria quando for solicitada.
Trata-se de um documento que precisa ser manuseado com atenção, os elementos nele contidos deverão fornecer não somente ao comprador, mas também a qualquer outro leitor, os informes completos do que se pretende comprar, para que a cotação dada corresponda exatamente ao preço do produto requerido e não surjam dúvidas futuras decorrentes de insuficiência de dados ou das características exigidas.
A prestação de contas é uma das tarefas que ainda dá muita dor de cabeça ao síndico, muitas vezes por falta de conhecimento contábil. Nestas horas, a presença de um profissional é imprescindível e até necessária para manter a transparência de sua gestão.
Nesse particular, são necessárias algumas observações:
1 – Somente as atribuições administrativas comportam delegação pelo síndico. Assim, a prestação de contas de ano privativo não pode ser transferida a outrem;
2 – Em nenhum momento nossa legislação faz referência à necessidade de um contador para auxiliar o síndico na realização de balancetes quando das prestações de contas. Como visto, trata-se de uma mera faculdade conferida ao síndico;
3 – A prestação de contas é um ato informal e em momento algum se equipara à escrituração contábil, essa sim, privativa de um contabilista;
4 – Por outro vértice, o Decreto-Lei 9.245/46, genericamente dispõe sobre as atribuições profissionais dos técnicos de contabilidade, sendo que em seu artigo 25, alínea e, previu que somente através de lei outras atribuições poderão ser conferidas aos contabilistas, e a Resolução 560/83, juridicamente, não tem condições de vingar, principalmente pelo fato de tratar-se de mera resolução a disciplinar as atribuições do contabilista, sendo que somente a lei poderá tornar obrigatória a exigência de um profissional de contabilidade na área em discussão.
De onde se conclui:
1 – Os condomínios em edifícios possuem natureza jurídica diversa das demais pessoas jurídicas, com direito privado e enquadrando-se em legislação específica, qual seja, a Lei do condomínio;
2 – A Lei do condomínio não exige que o condomínio mantenha contabilidade formal, com livros fiscais, por exemplo;
3 – O síndico está obrigado a prestar contas de sua gestão, não se exigindo forma contábil, sendo suficiente um balancete ou relatório dos gastos realizados;
4 – Se tiver conhecimento próprio, nada impede que o síndico dê forma contábil à sua prestação de contas, assinando os balancetes e demonstrativos na qualidade de síndico.
Portanto, se desejar que o condomínio tenha contabilidade própria, o síndico deverá contratar profissional devidamente habilitado junto ao Conselho Regional de Contabilidade, já que o exercício da profissão de contador é privativo.
Vivam a vida, e até a próxima.
